REGULAMIN ZAMÓWIEŃ O WARTOŚCI NIEPRZEKRACZAJĄCEJ 14 TYS. EURO
§1
Zakres stosowania
1. Regulamin zamówień o wartości nie przekraczającej 14 tys. euro (dalej: Regulamin) stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa (wartość netto) w ciągu roku budżetowego, nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro.
2. Regulamin ma zastosowanie do udzielenia zamówień, których przedmiotem są dostawy, usługi i roboty budowlane, do których nie mają zastosowania przepisy ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU 2010 nr 113, poz. 759 ze zm.), dalej „ustawa Pzp” na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, a źródłem finansowania są środki publiczne, w tym również środki z Unii Europejskiej.
3. Stosowanie Regulaminu ma na celu zapewnienie realizacji zasad określonych w art. 44 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU 2009 nr 157, poz. 1240 ze zm.), tj. wydatkowania środków w sposób celowy i oszczędny, umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.
§2
Ustalenie wartości szacunkowej
1. Ustalanie wartości szacunkowej zamówienia powinno nastąpić przy zastosowaniu przepisów art. 32–34 ustawy Prawo zamówień publicznych oraz kursu złotego w stosunku do euro wynoszącego 4,0196, określanego rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych.
2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest oszacowane z należytą starannością całkowite wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Oszacowania dokonuje się w szczególności poprzez badanie i analizę rynku a w przypadku robót budowlanych w oparciu o kosztorys inwestorski.
3. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia powinno zostać przeprowadzone przy wykorzystaniu Zapytania o koszty – wzór stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu. Zapytanie o koszty powinno zostać skierowane do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców, którzy realizują przedmiot zamówienia, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej: pocztą tradycyjną, kurierem, faksem, pocztą elektroniczną lub wypełnione w trakcie przeprowadzania wywiadu (telefonicznie, osobiście).
4. Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia powinno nastąpić nie wcześniej niż na 3 miesiące przed planowanym wszczęciem procedury udzielenia danego zamówienia – w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, a w przypadku gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane – nie wcześniej niż 6 miesięcy przed planowanym wszczęciem procedury.
5. W przypadku, gdy w trakcie trwania roku budżetowego wystąpi potrzeba udzielenia zamówienia niezaplanowanego, należy dokonać aktualizacji Planu zamówień oraz dokonać analizy pod względem ewentualnej konieczności zsumowania jego wartości z zamówieniem zaplanowanym.
§ 3
Opis przedmiotu zamówienia
1. Opis przedmiotu zamówienia powinien zostać opisany w sposób jednoznaczny i wyczerpujący, za pomocą dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń, uwzględniając wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na realizację zamówienia.
2. Przedmiot zamówienia nie możne zostać opisany w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję.
3. Przedmiot zamówienia nie powinien zostać opisany przez wskazywanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, chyba że jest to uzasadnione specyfiką przedmiotu zamówienia i nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń, a wskazaniu takich znaków towarowych, patentów lub pochodzeniu towarzyszą wyrazy „lub równoważny”.
4. Przedmiot zamówienia na roboty budowlane powinien być opisany za pomocą dokumentacji projektowej oraz Specyfikacji Technicznej Wykonania i Odbioru Robót Budowlanych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 2 września 2004 r. w sprawie szczegółowego zakresu i formy dokumentacji projektowej, specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót budowlanych oraz programu funkcjonalno-użytkowego (DzU 2004 nr 202, poz. 2072 ze zm.).
5. Przedmiot zamówienia dotyczący zaprojektowania i wykonania robót budowlanych powinien zostać opisany za pomocą programu funkcjonalno-użytkowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z 18 maja 2004 r. w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym (DzU 2004 nr 130, poz. 1389).
6. W przypadku występowania w zamówieniu zbiegu różnych przedmiotów zamówień:
a) jeśli zamówienie dotyczy równocześnie dostaw i usług albo robót budowlanych i usług należy udzielić zamówienia zgodnie z przedmiotem, którego udział wartościowy stanowi największą część;
b) jeśli zamówienie dotyczy równocześnie dostaw i rozmieszczenia albo instalacji zamawianej rzeczy, należy udzielić zamówienia na dostawę;
c) jeżeli zamówienie dotyczy równocześnie robót budowlanych oraz dostaw rzeczy niezbędnych do ich wykonania, należy udzielić zamówienia na roboty budowlane.
d) jeżeli zamówienie dotyczy równocześnie usług i robót budowlanych niezbędnych do realizacji usług, należy udzielić zamówienia na usługę.
7. W sytuacji gdy przedmiotem zamówienia jest usługa: hotelarska, restauracyjna, transportu kolejowego lub wodnego, prawnicza, rekrutacji i pozyskiwania personelu, detektywistyczna, bezpieczeństwa, edukacyjna, szkoleniowa, społeczna, zdrowotna, rekreacyjna, kulturalna lub sportowa możliwe jest udzielenie zamówienia po negocjacjach z jednym wykonawcą.
§ 4
Progi udzielania zamówień
1. Regulamin nie ma zastosowania, gdy wartość szacunkowa zamówienia nie przekracza 5.000,00 zł netto, jednak udzielenie zamówienia do tej wartości powinno być udokumentowane w postaci sporządzenia notatki z podejmowanych istotnych czynności zmierzających do wyboru wykonawcy zamówienia.
2. Zamówienia realizowane w placówce, udzielane są na podstawie poniższych procedur przy następujących progach wartości szacunkowej:
a) od 5.000,01 do 10.000,00 zł netto – zastosowanie ma procedura Zapytania cenowego, uregulowana w § 6 Regulaminu,
b) od 10.000,01 do 20.000,00 zł netto – zastosowanie ma procedura Zapytania ofertowego, uregulowana w § 7 Regulaminu,
c) od 20.000,01 do 56.274,40 zł netto – zastosowanie ma procedura Zapytania ofertowego z ogłoszeniem, uregulowana w § 8 Regulaminu.
§5
Wszczęcie procedury
1. Pracownik planujący przeprowadzić procedurę zamówienia (dalej: Pracownik wnioskujący) składa na co najmniej 5 dni przed planowanym terminem wszczęcia procedury Formularz zgłoszeniowy wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Regulaminu.
2. Formularz zgłoszeniowy musi zawierać szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, obejmujący w szczególności: wykaz z podaniem ilości/zakresu przedmiotu zamówienia, specyfikację techniczną przedmiotu zamówienia, szczególne warunki realizacji zamówienia, wymagania odnośnie serwisu i gwarancji, miejsce, terminy odbioru przedmiotu zamówienia jeżeli realizacja następować będzie partiami, projekty/koncepcja funkcjonalno-użytkowa i kosztorysy inwestorskie w przypadku robót budowlanych.
3. Dyrektor ma prawo zwrócenia się do Pracownika wnioskującego o dodatkowe wyjaśnienia niezbędne do podjęcia decyzji o zatwierdzeniu lub odmowie realizacji zamówienia.
4. Dyrektor w uzasadnionych przypadkach może podjąć decyzję o przeprowadzeniu procedury innej niż wynikająca z ustalonej wartości zamówienia.
5. Dyrektor powołuje decyzją osobę albo zespół przeprowadzający procedurę udzielenia zamówienia – wzór decyzji stanowi Załącznik nr 3 do Regulaminu.
6. Pracownik wnioskujący przed złożeniem Formularza zgłoszeniowego zasięga informacji o posiadanych przez placówkę środkach finansowych na realizację zamówienia u głównej księgowej.
7. Pracownik wnioskujący zobowiązany jest do weryfikacji zamówienia w Planie zamówień prowadzonym przez kierownika administracyjno-gospodarczego. Po akceptacji zamówienia przez Dyrektora a następnie po udzieleniu zamówienia stosowną informację należy przekazać kierownikowi, o którym mowa w zdaniu poprzednim.
§ 6
Procedura Zapytania cenowego
1. W celu wszczęcia procedury osoba albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza i przesyła Zapytanie cenowe, do co najmniej trzech wykonawców wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym, którzy realizują przedmiot zamówienia, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
2. W Zapytaniu cenowym powinny zostać umieszczone wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zaproponowaną przez wykonawców cenę. W Zapytaniu cenowym jedynym kryterium jest najniższa cena. Wzór Zapytania cenowego stanowi Załącznik nr 4 do Regulaminu.
3. Zapytanie cenowe powinno zostać przekazane wykonawcom na piśmie, osobiście, przesyłką pocztową, kurierem, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Należy zadbać, aby wszyscy wykonawcy otrzymali Zapytanie cenowe w zbliżonym terminie, w miarę możliwości w tym samym dniu.
4. Propozycje cenowe powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym w Zapytaniu cenowym: osobiście, przesyłką pocztową, kurierem, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu.
5. Osoba albo zespół przeprowadzający procedurę w uzasadnionych przypadkach może zwrócić się do wykonawców, którzy złożyli propozycje cenowe o złożenie dodatkowych wyjaśnień.
6. Po otrzymaniu propozycji cenowych osoba albo zespół przeprowadzający procedurę ocenia złożone propozycje pod względem ich merytorycznej zawartości, zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz wnioskuje do Dyrektora o zatwierdzenie wyboru wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą cenę albo o unieważnienie procedury. Do udzielenia zamówienia wystarczającym jest otrzymanie co najmniej jednej ważnej oferty.
7. Osoba albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza notatki z podejmowanych istotnych czynności, które wraz z pozostałymi dokumentami odzwierciedlającymi podejmowane czynności stanowią dokumentację postępowania.
§ 7
Procedura Zapytania ofertowego
1. W celu wszczęcia procedury osoba albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza i przesyła Zapytanie ofertowe, do co najmniej pięciu wykonawców wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym, którzy realizują przedmiot zamówienia, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej.
2. W Zapytaniu ofertowym powinny zostać umieszczone wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zaproponowaną przez wykonawców cenę. Wzór Zapytania ofertowego stanowi Załącznik nr 5 do Regulaminu.
3. Zapytanie ofertowe powinno zostać przekazane wykonawcom na piśmie, osobiście, przesyłką pocztową, kurierem, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Należy zadbać, aby wszyscy wykonawcy otrzymali Zapytanie ofertowe w zbliżonym terminie, w miarę możliwości w tym samym dniu.
4. Oferty wykonawców powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym w Zapytaniu ofertowym: osobiście, przesyłką pocztową, kurierem, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Wzór Formularza oferty stanowi Załącznik nr 7 do Regulaminu.
5. Termin na składanie ofert powinien wynosić co najmniej 5 dni od dnia przekazania Zapytania ofertowego.
6. Osoba albo zespół przeprowadzający procedurę w uzasadnionych przypadkach może zwrócić się do wykonawców o złożenie wyjaśnień treści złożonej oferty.
7. Po upływie terminu składania ofert osoba albo zespół przeprowadzający procedurę dokonuje oceny złożonych ofert pod względem ich merytorycznej zawartości, zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz wnioskuje do Dyrektora o zatwierdzenie wyboru wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę albo o unieważnienie procedury. Do udzielenia zamówienia niezbędne jest otrzymanie co najmniej dwóch ofert.
8. Postanowienia § 6 ust. 7 stosuje się odpowiednio.
§ 8
Procedura Zapytania ofertowego z ogłoszeniem
1. W celu wszczęcia procedury osoba albo zespół przeprowadzający procedurę sporządza i przesyła Zapytanie ofertowe, do co najmniej pięciu wykonawców wskazanych w Formularzu zgłoszeniowym, którzy realizują przedmiot zamówienia, w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej oraz sporządza i umieszcza na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym w placówce a także na stronie internetowej (w Biuletynie Informacji Publicznej) ogłoszenie zawierające zaproszenie do złożenia ofert.
2. W ogłoszeniu oraz Zapytaniu ofertowym powinny zostać umieszczone wszelkie informacje mogące mieć wpływ na zaproponowaną przez wykonawców cenę. Wzór Zapytania ofertowego stanowi Załącznik nr 5 do Regulaminu, wzór ogłoszenia stanowi Załącznik nr 6 do Regulaminu.
3. Ogłoszenie oraz Zapytanie ofertowe winny zawierać taki sam zakres informacji.
4. Oferty wykonawców powinny być złożone w formie pisemnej w terminie i miejscu określonym w ogłoszeniu i Zapytaniu ofertowym: osobiście, przesyłką pocztową, kurierem, za pośrednictwem poczty elektronicznej lub faksu. Wzór Formularza oferty stanowi Załącznik nr 7 do Regulaminu.
5. Termin na składanie ofert powinien wynosić co najmniej 7 dni od dnia przekazania Zapytania ofertowego i zamieszczenia ogłoszenia w miejscach określonych w ust. 1.
6. Po upływie terminu składania ofert osoba albo zespół przeprowadzający procedurę ocenia złożone oferty pod względem ich merytorycznej zawartości, zgodności z opisem przedmiotu zamówienia oraz wnioskuje do Dyrektora o zatwierdzenie wyboru wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę albo o unieważnienie procedury. Do udzielenia zamówienia niezbędne jest otrzymanie co najmniej dwóch ofert.
7. Postanowienia § 6 ust. 7 i § 7 ust. 3 i 6 stosuje się odpowiednio.
§ 9
Zatwierdzenie i realizacja zamówienia
1. Zatwierdzenia wyboru wykonawcy zamówienia lub unieważnienia postępowania dokonuje Dyrektor. W celu zatwierdzenia wyboru wykonawcy lub unieważnienia postępowania osoba albo zespół przeprowadzający procedurę przedstawia protokół zamówienia wraz z pozostałą dokumentacją postępowania. Wzór protokołu zamówienia stanowi Załącznik nr 8 do Regulaminu.
2. Oferta lub propozycja cenowa jest nieważna, jeśli jej treść jest niezgodna z warunkami lub wymaganiami określonymi w Zapytaniu cenowym, Zapytaniu ofertowym lub ogłoszeniu, została złożona po upływie terminu na składanie propozycji cenowych lub ofert albo w przypadku procedury Zaproszenia cenowego lub Zaproszenia ofertowego została złożona przez wykonawcę nie zaproszonego.
3. W sytuacji gdy procedura udzielenia zamówienia zostanie unieważniona Dyrektor może podjąć decyzję o zastosowaniu innej procedury zamówienia niż wynikająca z ustalonej wartości szacunkowej zamówienia bądź o udzieleniu zamówienia po negocjacjach z jednym wykonawcą.
4. Osoba albo zespół przeprowadzający procedurę:
a) zachowuje bezstronność i obiektywizm w podejmowanych czynnościach;
b) sporządza notatki z podejmowanych istotnych czynności na każdym etapie procedury;
c) zachowuje korespondencję przeprowadzoną z wykonawcami;
d) informuje wykonawców, którzy złożyli propozycje cenowe lub oferty, o dokonaniu wyboru najkorzystniejszej oferty/propozycji cenowej albo o unieważnieniu procedury wraz z uzasadnieniem – wzór informacji stanowi Załącznik nr 9;
e) po zakończeniu procedury przekazuje całość dokumentacji kierownikowi administracyjno-gospodarczemu.
5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania procedur opisanych w § 6–8 i dokonanie zamówienia po negocjacjach tylko z jednym wykonawcą, w szczególności z uwagi na natychmiastową konieczność realizacji zamówienia, której nie można było przewidzieć, przedmiot zamówienia o specjalistycznym charakterze, występowanie jednego wykonawcy zapewniającego prawidłową realizację zamówienia.
6. Zamówienia, o których mowa w § 7 i 8 powinny być realizowane na podstawie umowy zawartej na piśmie. Projekt umowy lub istotne postanowienia umowy przygotowuje Pracownik wnioskujący.
7. Zasada pisemności umowy, o której mowa w ust. 6, nie ma zastosowania w przypadku umów, dla których powszechnie przyjętą praktyką jest zawieranie umów bez zachowania formy pisemnej. W takim przypadku na potwierdzenie zawarcia umowy należy zapewnić dowód księgowy (faktura VAT, rachunek).
8. Umowa z wykonawcą powinna zawierać w swej treści informację, że została ona zawarta w wyniku przeprowadzenia postępowania o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro.
9. Zawarta umowa jest jawna i podlega udostępnieniu na zasadach określonych w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. 2001 r., Nr 112, poz. 1198 z późn. zm.).
10. Dokumentacja postępowań powinna być przechowywana przez okres co najmniej 4 lat od dnia zakończenia postępowania o zamówienie, a w przypadku dofinansowania ze środków europejskich przez okres wskazany w stosownych wytycznych lub instrukcjach.
§ 10
Odpowiedzialność i nadzór
1. Nadzór nad realizacją zamówienia przez wykonawcę pełni osoba wyznaczona przez Dyrektora.
2. Pracownik wnioskujący odpowiada za należyty opis przedmiotu zamówienia.
3. Osoba albo zespół prowadzący procedurę niezwłocznie po otwarciu złożonych ofert lub po otrzymaniu propozycji cenowych składają oświadczenia, o następującej treści: Nie ubiegam się o udzielenie zamówienia i nie pozostaję z żadnym wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do mojej bezstronności. Nie złożenie oświadczenia skutkuje wyłączeniem danej osoby z dalszego prowadzenia procedury udzielenia zamówienia.
4. Oświadczenie, o którym mowa w ust. 3, składa Dyrektor lub inna osoba upoważniona do wykonywania czynności zastrzeżonych dla Dyrektora niezwłocznie po powzięciu informacji o wykonawcach, którzy złożyli propozycje cenowe lub oferty.
...
Bozenasta