Kurs_Microsoft_Office_2010_Outlook_Cz_2.pdf

(2591 KB) Pobierz

Outlook 2010 cz.II

Z tego poradnika dowiesz się:

1. Jak organizować kontakty

2. Jak usprawnić pracę z Outlookiem

3. Jak skonfigurować filtr antyspamowy

4. Jak zaimplementować Facebooka w Outlooku

Kontakty w Outlooku

Jedną z najistotniejszych zakładek w Outlooku są

. Dobrze zorganizowane

kontakty ułatwią nam szybką komunikację ze współpracownikami oraz innymi osobami,

z którymi korespondujemy

Jeżeli często wysyłamy pojedynczy mail do grupy

osób, warto stworzyć grupę kontaktów. Dzięki

temu nie będziemy musieli ręcznie wpisywać

pojedynczych adresów, tylko wskażemy grupę

odbiorców. Na koniec zobaczymy, jak zaimporto-

wać do Outlooka kontakty z Gmaila.

dodajemy kontakt

– pierwszy sposób

Pola z imieniem i nazwiskiem oraz adresem

e-mail są już uzupełnione. Wystarczy kon-

takt zapisać do książki adresowej.

importujemy kontakty

z gmaila

FOT.: Daboost/Mexrix/Zirconicusso/Dreamstime.com

Możemy ręcznie wprowadzić podstawowe infor-

macje kontaktowe naszych znajomych, takie jak

e-mail, numer telefonu oraz imię i nazwisko do

książki adresowej Outlooka.

Usługa pocztowa firmy Google jest bardzo popu-

larna. Jeśli zdecydowaliśmy się odbierać pocztę za

pośrednictwem Outlooka, warto również zaimpor-

tować kontakty z Gmaila.

Logujemy się do naszego konta Gmail

poprzez przeglądarkę stron WWW. Klikamy

. Zostaną wyświetlone

wszystkie kontakty zachowane przez usługę

Gmail .

Przechodzimy do zakładki

i klikamy na opcję . W kolejnym oknie

wypełniamy dane kontaktowe.

spis treści:

Kontakty w Outlooku

Ułatwienia w korzystaniu

z klienta pocztowego

Outlooka

Filtr antyspamowy

Facebook w Outlooku

Po wprowadzeniu danych zapisujemy kon-

takt, klikając na . Kontakt został dodany

do książki adresowej .

Aby wybrać wszystkie wiadomości, zazna-

czamy opcję . Klikamy na

i z opcji wybieramy

. Następnie zaznaczamy opcję

. Zapisujemy plik w forma-

dodajemy kontakt

– drugi sposób

Drugi sposób polega na otwarciu wiadomości i doda-

niu adresu e-mail nadawcy za pomocą kilku kliknięć.

Otwieramy wiadomości w nowym oknie .

Następnie klikamy prawym przyciskiem

myszy na adres mailowy nadawcy i z opcji

wybieramy .

outlook 2010 cz.ii

cie CSV. W tym celu zaznaczamy i klikamy na

. Wskazujemy dowolny folder na

dysku i zachowujemy plik.

tworzymy grupy kontaktów

Grupy kontaktów przydadzą się w momencie, gdy

chcemy przesłać tę samą wiadomość do kilku

odbiorców jednocześnie. Wystarczy stworzyć gru-

pę i wskazać ją w polu odbiorców.

Ułatwienia w korzystaniu

z klienta pocztowego Outlooka

Mnogość opcji w kliencie pocztowym Microsoftu może spowolnić pracę. Warto poznać kilka

sztuczek, które ułatwią codzienną pracę z programem. Dowiedzmy się, jak korzystać z funkcji

Szybkie kroki, która przyspiesza operację na wiadomościach elektronicznych

Poznamy sposoby na konfigurację folderów

wyszukiwania, które ułatwią nam odnalezienie

konkretnego maila. Dowiemy się, jak włączyć

widok wiadomości w trybie konwersacji. Ta

przydatna opcja grupuje wiadomości przesyła-

ne pomiędzy nami a drugą osobą. Dzięki takie-

mu rozwiązaniu o wiele łatwiej można śledzić

wymianę listów. Warto wspomnieć, że Outlook

może również prenumerować kanały RSS.

Umożliwia to wyświetlenie wszystkich wiado-

mości we wskazanym przez nas folderze.

Okna aplikacji możemy swobodnie układać.

Jest to o tyle istotne, że gdy pracujemy na lap-

topie z małym ekranem, warto zmodyfikować

ustawienie okien, by swobodnie korzystać

z programu.

konfigurujemy funkcję

szybkie kroki

Otwieramy program Outlook, klikamy na

i przechodzimy do opcji

Następnie klikamy na . W nowym oknie

wybieramy opcję i klikamy na

Przechodzimy do zakładki

i klikamy na . W nowym oknie w pole

wpisujemy nazwę

grupy odbiorców.

Wybieramy

i klikamy na .

W nowym oknie wybieramy akcję , a poni-

żej wskazujemy folder, do którego ma

zostać przeniesiona wiadomość. Klikamy

na . Zostanie dodana nowa akcja, którą również

konfigurujemy .

Teraz dodajemy odbiorców do grupy. W tym

celu w pole wpisujemy na przykład imię i kli-

kamy na . Aby dodać odbiorcę, klikamy na

. Kontakt został dodany do grupy.

W identyczny sposób dodajemy kolejnych odbiorców.

Na koniec klikamy na

i wybieramy

. Teraz klikamy na dowolną wiadomość

i wybieramy kolejno

. Wiadomość zostanie przenie-

siona do folderu .

W kolejnym oknie wskazujemy

i przechodzimy dalej. Zaznaczamy i klika-

my na . Wskazujemy plik z kontaktami,

który zapisaliśmy w punkcie

wskazówki.

Przechodzimy do następnego okna.

Przechodzimy do okna redagowania wiado-

mości (można wcisnąć kombinację klawiszy

. W nowym oknie

�½N).

Klikamy na

możemy wybrać sposób, w jaki zostanie wysłana

wiadomość . Zaznaczamy grupę i klikamy na

. Grupa adresatów

została dodana . Klikamy

Jeżeli rozwiniemy

nazwę grupy , każdy odbiorca zobaczy, do

kogo wysłaliśmy e-mail. Jeśli chcemy pozo-

stać dyskretni, nie rozwijamy jej. Nazwa grupy nie

zostanie wyświetlona w wysłanym e-mailu.

Szybkie kroki to opcja ułatwiająca zarządzanie

korespondencją. Jeśli na przykład użytkownik

często przenosi wiadomości do określonego

folderu, może za pomocą szybkiego kroku

przenieść wiadomość jednym kliknięciem.

Szybkie kroki pozwalają również uprościć prze-

syłanie dalej wiadomości kierownikom lub

współpracownikom. Skonfigurujemy podsta-

wowe Szybkie kroki na przykładzie przenoszenia

wiadomości.

Klikamy prawym

przyciskiem myszy

na dowolną wiado-

mość. Z opcji wybieramy

i klika-

my na . Zaznaczamy

opcję i klikamy na

Zdefiniuj własny sZybki krok

Szybkie kroki można samodzielnie skonfigurować. W tym celu

wystarczy kliknąć na wiadomość prawym przyciskiem myszy,

wybrać kolejno

i na

koniec

. Otrzymamy puste okno,

w którym samodzielnie ustalimy określone akcje .

Wskazujemy folder

z kontaktami

i klikamy

. Kończymy

importowanie, klikając

Kontakty zostaną

dodane.

outlook 2010 cz.ii

korzystamy z folderu

wyszukiwania

Folder wyszukiwania jest folderem wirtualnym,

który umożliwia wyświetlanie wszystkich elemen-

tów wiadomości e-mail, które odpowiadają okre-

ślonym kryteriom wyszukiwania. Przykładowo

folder wyszukiwania nieprzeczytanej poczty

wyświetli wszystkie nieprzeczytane e-maile w jed-

nym oknie, nawet jeśli wiadomości te znajdują się

w różnych folderach poczty.

Ponownie przechodzimy do okna folderów

wyszukiwania (patrz poprzednia wskazówka).

Z opcji wybieramy i klikamy na

Aby przejść do folderu wyszukiwania, klikamy

. Przechodzimy do

na zakładkę

i klikamy na .

W pole wpisujemy nazwę folderu i klika-

my na . Korzystając z zakładek, możemy

określić, jakie kryteria wyszukiwania będą

zastosowane. Pokażemy, jak zdefiniować folder,

który będzie szukał słowa kluczowego.

W głównym oknie aplikacji przechodzimy do

zakładki . Klikamy na . Po chwili pojawi

się monit, w którym klikamy na .

Do dyspozycji mamy domyślne foldery

wyszukiwania . Wystarczy dwukrotnie

kliknąć lewym przyciskiem myszy na jeden

z nich, na przykład na . Po chwili zostaną

Przechodzimy do zakładki . W pole wpi-

sujemy słowa kluczowe (oddzielamy prze-

cinkiem). Następnie z opcji wybieramy .

Dzięki temu treść e-maili również zostanie prze-

szukana pod kątem słów kluczowych.

Konwersacje są oznaczone ikoną przedsta-

wiającą wiele elementów . Wiadomości

w każdej konwersacji są posortowane w taki

W kolejnym oknie klikamy na . Następnie

wskazujemy folder, do którego będą spływa-

ły wiadomości

z kanału RSS . Klikamy

i wybiera-

dwa razy na

Aby wyświetlić wiadomości z kanału RSS,

rozwijamy opcję

i klikamy na folder .

W głównym oknie zostaną

wyświetlone wszystkie

wiadomości .

sposób, że najnowsza wiadomość znajduje się na

górze. Wystarczy kliknąć na ikonę konwersacji, by

rozwinąć korespondencję .

wyświetlone wszystkie wiadomości (niezależnie

od tego, w którym folderze się znajdują), które

zawierają flagę monitującą .

Klikamy dwa razy na

. Folder został

utworzony. Aby rozpocząć przeszukiwanie,

. Po chwili zostaną wyświe-

klikamy na

tlone wszystkie wiadomości zawierające słowa

kluczowe w temacie oraz treści maila. Jeżeli

w przyszłości chcielibyśmy skorzystać z utworzo-

nego folderu wyszukiwania, znajdziemy go po

lewej stronie okna aplikacji .

dodajemy kanał rss

Jeżeli często korzystamy z kanałów RSS i mamy

zainstalowany program Outlook, warto te dwie

usługi połączyć. Konfiguracja RSS jest bardzo pro-

sta i nie zajmie nam dużo czasu.

konfigurujemy ustawienie

okien aplikacji

wiadomości w trybie

konwersacji

definiujemy własny folder

wyszukiwania

Oczywiście poza domyślnymi folderami wyszuki-

wania możemy samemu określić parametry

wyszukiwania. Możliwości jest wiele, od rozmiaru

maila do słów kluczowych w temacie wiadomości,

a nawet domeny, w której znajduje się skrzynka.

Wiadomości e-mail zawarte w skrzynce odbior-

czej programu Microsoft Outlook 2010 są

domyślnie uporządkowane według daty. Jeśli

chcemy prześledzić wymianę korespondencji

z konkretną osobą, musimy odszukać wszystkie

e-maile, co może być czasochłonne. Aby ułatwić

odczytywanie wiadomości, warto włączyć tryb

konwersacji.

i przechodzimy do opcji

. Następnie wybieramy i prze-

chodzimy do zakładki

Klikamy na

. W pole wklejamy

dowolny adres kanału RSS i klikamy na

Klikamy na

Jeżeli mamy mały wyświetlacz (na przykład lap-

top 13-calowy), warto pomyśleć o odpowiednim

rozmieszczeniu poszczególnych okien w aplikacji

Outlook. Pokażemy, jak zminimalizować liczbę

okien, by pozostało więcej miejsca na widok wia-

domości i ich podgląd.

W głównym oknie klienta pocztowego

Outlook przechodzimy do zakładki

Do dyspozycji mamy opcje wyświetlania czte-

rech podstawowych okien .

outlook 2010 cz.ii

Jeżeli nie chcemy korzystać, domyślnych

odpowiedzi, możemy je samodzielnie ustalić.

Ponownie klikamy na i wybieramy opcję

opcji konwersacji . Klikamy na pierwszą z nich

prawym przyciskiem myszy i z opcji wybieramy

oraz

W kolejnym oknie w pole wpisujemy włas-

ny zestaw odpowiedzi, oddzielając je średni-

kiem. Zamykamy okno z opcjami i wysyła-

my wiadomość do adresatów.

Struktura korespondencji zostanie oczysz-

czona ze zbędnych treści. Funkcje można

zastosować również do katalogów z pocztą

(patrz ramka Oczyszczanie poczty).

korzystamy z filtrów

Aby zagłosować, odbiorca po otrzymaniu

wiadomości musi kliknąć na , a po rozwi-

nięciu wybrać jedną z odpowiedzi. Informacja

Jeśli chcemy

zminimalizo-

wać okno nawi-

gacji, klikamy na

i z opcji wybieramy

Jeżeli nie korzystamy z okna osoby, możemy je

całkowicie wyłączyć. Wybieramy i klikamy na

Na koniec warto zmodyfikować rozmiesz-

czenie okna odczytu. W tym celu klikamy na

opcję i wybieramy jedno z dostępnych

ustawień . Zmodyfikowany wygląd sprawi, że

główną częścią okna będą otrzymane maile oraz

podgląd wiadomości .

W programie pocztowym Outlook twórcy dodali

funkcję, która znacznie przyspiesza wyszukiwanie

poczty. Dzięki niej błyskawicznie wyświetlimy

korespondencję z ostatniego tygodnia, zawierają-

cą załączniki czy przypisaną do konkretnej kate-

gorii. Pokażemy, jak skutecznie korzystać

z filtrów wyszukiwania.

W głównym oknie aplikacji Outlook klikamy

. Na

na i wybieramy

głównym pasku programu zostaną wyświet-

lone opcje filtrowania odebranych wiadomości.

ści (na przykład w jej temacie) pytania i dodanie

przycisku głosowania. Dzięki temu odbiorca

maila może szybko zareagować na pytanie,

a my zostaniemy szybko poinformowani o treści

odpowiedzi.

Przechodzimy do okna tworzenia wiadomości

(można wcisnąć kombinację klawiszy

�½N).

W temacie oraz treści e-maila wpisujemy

pytanie, na które chcemy uzyskać odpowiedź .

zwrotna zostanie wysłana do nadawcy wiadomo-

ści, a odpowiedź będzie zamieszczona w tytule

e-maila .

oczyszczamy konwersjację

Następnie w oknie wiadomości przechodzi-

. Z dostępnych opcji

my do zakładki

klikamy na i wskazujemy jedną z dostęp-

nych odpowiedzi, na przykład

korzystamy z przycisku

głosowania

Funkcja oczyszczania konwersacji jest najbardziej

przydatna w przypadku konwersacji zawierających

wiele odpowiedzi, szczególnie jeśli są one prze-

znaczone dla wielu adresatów. Dla przykładu:

wysyłamy e-mail do dwóch odbiorców, z kolei oni

odpowiadają nam w oddzielnych wiadomościach.

Oznacza to, że otrzymaliśmy dwa e-maile zwrotne

wraz z treścią e-maila wysłanego przez nas.

Oczyszczenie konwersacji usunie powtarzającą się

treść z otrzymanej poczty. Zobaczmy, jak skonfi-

gurować i przeprowadzić oczyszczanie.

Jeżeli chcemy szybko wyodrębnić na przy-

kład wiadomości zawierające załącznik,

wystarczy kliknąć na .

ocZysZcZanie pocZty

Funkcję oczyszczania można zastosować do kon-

wersacji lub do całego folderu z odebraną kore-

spondencją. Aby ją zastosować do pojedynczego

katalogu, wystarczy kliknąć na katalog z pocztą

prawym przyciskiem myszy i z opcji wybrać

. Wszelkie elementy zostaną usu-

nięte.

Podczas tworzenia wiadomości możemy sko-

rzystać z opcji nazwanej przycisk głosowania.

Umożliwia ona proste wstawienie do wiadomo-

Do nagłówka e-maila zostanie dodane informacja

o przycisku głosowania:

W dowolnym folderze, w którym przechowu-

jemy odebraną pocztę, przechodzimy do wia-

domości, która jest posortowana z użyciem

outlook 2010 cz.ii

szybki podgląd

korespondencji

dodajemy kategorię

do wiadomości

outlook na miarę

Do każego e-maila dołączone jest okienko oso-

by. W nim w prosty i szybki sposób możemy

przeglądać wszelkie interakcje z nadawcą wia-

domości. Wystarczy kliknąć na jedną z zakła-

dek wyświetlonych w oknie, by zobaczyć na

przykład wiadomości, wspólne zadania,

a nawet tablicę użytkownika w serwisie

Facebook (więcej na

stronie 12).

Klikamy na dowolną wiadomość od nadawcy,

którego korespondencję chcemy prześledzić.

Na samym dole wybieramy ikonę , dzięki

temu rozwiniemy okno osoby .

Kolejną opcją ułatwiającą poruszanie się

w gąszczu otrzymanych wiadomości elektro-

nicznych jest dodawanie kategorii. Dzięki niej

użytkownik może oznaczyć jednym z dostęp-

nych kolorów konkretne wiadomości, na przy-

kład od kluczowych współpracowników.

Domyślnie kategorie zawierają nazwy kolorów.

Jednak możemy je samemu skonfigurować.

Pokażemy, jak stworzyć własną kategorię i

dodać ją do wiadomości.

Ostatnią poradą w tym dziale będzie dopaso-

wanie Outlooka do swoich potrzeb. Dowiemy

się, jak wstawiać komentarze do wiadomości,

nauczymy się monitorować wysłaną korespon-

dencję. Na koniec zobaczmy, jak skonfigurować

czas pracy. Ciekawym rozwiązaniem ułatwiają-

cym odczytywanie korespondencji jest oznaczanie

komentarzy . Funkcja ułatwi nam śledzenie

korespondencji.

Kolejną bardzo użyteczną opcją jest dodanie do

wysyłanych e-maili opcji śledzenia wiadomości.

Do wyboru mamy informacje o potwierdzeniu

odczytania maila oraz jego dostarczenia (funkcja

może nie działać w przypadku niektórych darmo-

wych kont).

Aby aktywować jedną z nich, podczas tworzenia

i zaznaczamy

wiadomości przechodzimy do

jedną lub obie opcje .

Zaznaczamy dowolną wiadomość, do której

chcemy dodać kategorię kolorystyczną.

Następnie w głównym menu przechodzimy

i klikamy na opcję .

do zakładki

Aby uruchomić oznaczanie komentarzy w wia-

domości elektronicznej, klikamy na

i wybieramy

Ostatnią ważną zmianą jest dostosowanie godzin

pracy (patrz ramka ). Domyślnie Outlook ustawia

je na przedział od 8:00 do 16:00, od poniedziałku

do piątku. Aby to zmienić, w opcjach Outlooka kli-

. Następnie w polach

kamy na zakładkę

konfigurujemy czas pracy i dni tygodnia .

Obok zdjęcia mamy do dyspozycji sześć

zakładek . Jeżeli chcemy wyświetlić wszyst-

kie załączniki przesłane przez nadawcę,

wystarczy kliknąć na . Po chwili w oknie zostaną

wyświetlone tylko załączniki .

Wystarczy kliknąć na jeden z nich, by przejść do

wiadomości elektronicznej, która go zawiera.

Wybieramy

. W nowym

oknie zaznaczamy jedną z kategorii i kli-

kamy na . Wpisujemy nową nazwę.

W nowym oknie przechodzimy do

Aby włączyć oznaczanie komentarzy klika-

my na . Dodatkowo możemy ustalić zasa-

cZas pracy

Możemy również przypisać klawisz skrótu.

W tym celu klikamy na i z rozwiniętej listy

wybieramy jeden ze skrótów. Aby zapisać

zmiany, klikamy na

Aby oznaczyć e-mail nowo utworzoną kate-

gorią, możemy skorzystać z ustalonego

w poprzednim punkcie klawisza skrótu lub

kliknąć prawym przyciskiem na wiadomość i kolej-

oraz

no wybrać

Kategoria zostanie dodana do wiadomości .

Dzieki temu możemy użyć jej na przykład podczas

filtrowania lub korzystania z folderu wyszukiwania.

dy wyróżniania komentarzy. W tym celu konfigu-

rujemy obie opcje .

Warto skonfigurować właściwy czas i dni pracy.

Podczas użytkowania aplikacji Outlook bardzo czę-

sto w ustawieniach innych modułów (jak kalen-

darz oraz opcje kontaku głosowego) znajdziemy

opcje, których działania można uwarunkować zde-

finiowanym czasem pracy.

Filtr antyspamowy

Im dłużej korzystamy z naszego adresu mailowego, tym częściej jest on narażony na niechcianą

pocztę . Jeżeli otrzymujemy niepożądaną korespondencję, czas skonfigurować filtr,

który skutecznie zablokuje spam i umieści go w folderze

konfigurujemy filtr

antyspamowy

W identyczny sposób możemy kolejno przej-

rzeć: pełną listę, aktualne wiadomości

z kanału RSS przypisanego do osoby,

wyłącznie odebrane e-maile, zapisane w kalenda-

rzu spotkania oraz aktualizację statusu wpisanego

w jednym z serwisów społecznościowych.

Filtr ma wbudowane kilka opcji bez-

pieczeństwa. Warto przeczytać opis

każdej z nich. Wybierając najwyższy

poziom bezpieczeństwa, może oka-

zać się, że większość ważnych wiado-

mości ląduje w folderze

Plik z chomika:

AllPrivate

Inne pliki z tego folderu:

Kurs_Microsoft_Office_2010_Outlook_Cz_2.pdf (2591 KB)

Kurs_Microsoft_Office_2010_Outlook_Cz_2.pdf

Plik z chomika:

Inne pliki z tego folderu:

Inne foldery tego chomika: